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Digitalizzazione documenti

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Deposito cartaceo

Dataweb Group è un’azienda leader anche nel settore dei servizi di deposito cartaceo. Fondata con l’obiettivo di aiutare le diverse realtà a gestire in modo efficiente e sicuro la loro documentazione cartacea, disponendo di strutture di archiviazione di alto livello, progettate per garantire la massima sicurezza dei documenti e rispettare la normativa sulla sicurezza (D.lgs. 81/08).

Scarica D.lgs. 81/08

Processi di lavorazione

Ritiro e trasporto dei documenti presso lo studio

Attraverso un team affidato e ben organizzato, gestiamo il ritiro dei fascicoli o documenti presso lo Studio in modo sicuro e affidabile. Puoi programmare il ritiro degli stessi da archiviare e provvedere alla catalogazione, inscatolamento e trasporto.

Conservazione e deposito

Offriamo servizi di conservazione e immagazzinamento, garantendo attraverso i nostri sistemi il facile reperimento dei documenti. Dataweb Group si occupa di ogni aspetto, dal ricevimento dei documenti alla conservazione a lungo termine in ambienti controllati sicuri, garantendo la massima sicurezza e protezione contro fattori ambientali dannosi.

Scansione on-demand

La nostra soluzione avanzata di scansione, offre un accesso rapido, affidabile e su misura per te di gestione documentale. La scansione on-demand, permette di avere accesso al fascicolo o documento in tempi brevissimi con la possibilità, in caso di verifica, di ricevere gli stessi anche in copia cartacea direttamente in studio.

La nostra piattaforma web ti permetterà di consultare i documenti da qualsiasi postazione di lavoro, smartphone o tablet.

In un’epoca in cui la gestione della documentazione è cruciale per il successo aziendale, DataWeb si è affermata come un partner affidabile e competente. Con servizi di stoccaggio documenti di alta qualità e un impegno per la sicurezza e la precisione, DataWeb è la scelta ideale per aziende di tutte le dimensioni che desiderano ottimizzare la gestione dei loro documenti cartacei.

Progetto Prometeo
Digitalizzazione documenti cartacei

Gli Studi Notarili e professionali, orientati ad un futuro con meno carta, affrontano quotidianamente la sfida di digitalizzare i documenti cartacei ed integrarli in un sistema organico e funzionale per l’accesso.
Dataweb Group garantisce la possibilità di salvare tutti i fascicoli all’interno di un software apposito attraverso un servizio di digitalizzazione studiato nei minimi dettagli, permettendo di privarvi immediatamente della carta pur avendone una copia speculare scansionata sulla nostra piattaforma web.
Ciò contribuisce a proteggere la riservatezza dei dati e assicura la conformità alla normativa “leggi sulla privacy”.

I vantaggi dell’archiviazione ottica per il tuo studio

  • Riduzione dei tempi di ricerca. Con la ricerca digitale, puoi dire addio allo smarrimento dei documenti. Tutto è a portata di un click!
  • Recupero degli spazi fisici di Studio;
  • Sicurezza a livello avanzato: proteggi i tuoi dati sensibili con misure di sicurezza avanzate e assicurati che solo le persone autorizzate possano accedervi. Rispettiamo la normativa GDPR – Regolamento 2016/679;
  • Rispetto della normativa antincendio il DM 12 aprile 2019 che modifica il Codice di Prevenzione Incendi regolato dal DM 3 agosto 2015. Riduzione dei costi per deposito, gestione dei documenti;
  • Sostenibilità dell’ambiente. Riduci l’uso di carta e contribuisci a un futuro più sostenibile!

Fasi del servizio

Ritiro dei documenti presso lo Studio

DataWeb si occuperà del ritiro dei fascicoli presso il tuo Studio con propri collaboratori e automezzi.
I documenti saranno catalogati e trasferiti in scatole apposite di contenimento che poi rimarranno a disposizione di Dataweb e nelle proprie strutture logistiche. Una volta preparate presso al sede del cliente saranno caricate su nostri mezzi e trasportate a destinazione.

Normalizzazione dei documenti

Il personale si occuperà di aprire ogni scatola, rimuovere punti metallici dal fascicolo e inserire i QR code o verificare la loro presenza avendo lo scopo di suddividere il documento in sotto fascicoli.
(es. catasto, adempimenti, urbanistica, antiriciclaggio, pagamenti ecc..)

Digitalizzazione e Data Entry

I documenti una volta preparati e verificati, vengono scansionati e digitalizzati per una consultazione a portata di un click!
Al termine della scansione saranno imputati i metadati su Db MySql che serviranno alle future ricerche da parte del cliente.

Piattaforma Web Saas e pubblicazione dati

Terminata la fase precedente , provvederemo alla Pubblicazione dei documenti digitalizzati tramite il nostro portale web, disponibili in piattaforma e dandone accesso tramite Browser, Tablet, smartphone.

Portale web e conservazione sostitutiva
DSG portale web

Dataweb Group fornisce un innovativo portale web specializzato per studi Notarili e professionali, offrendo la possibilità di accedere e consultare i propri documenti in ogni momento e da qualsiasi dispositivo, garantendo massima flessibilità ed efficienza.

Consultazione dei documenti

Scopri l’efficienza della nostra interfaccia di consultazione del portale DataWeb, con campi di ricerca personalizzabili puoi velocemente trovare e visionare i documenti di cui hai bisogno.

L’esperienza utente semplificata trasforma la gestione documentale, rendendo la ricerca e la consultazione immediata e intuitiva.

Scansione on demand

Con DataWeb, richiedere la scansione urgente di un fascicolo o la consegna del documento cartaceo è semplice e veloce grazie alla nostra piattaforma web, progettata per gestire le tue esigenze con pochi click.

Grazie al servizio di scansione on demand DataWeb, le tue richieste verranno elaborate nel minor tempo possibile*.

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